Juridische dienstverlening
AI-chatbot voor advocatenkantoren: zo automatiseer je de intake
Bij een advocatenkantoor of juridisch adviesbureau begint elke nieuwe zaak op dezelfde manier: tien minuten uitvragen. Waar gaat het over, wat is er precies gebeurd, wanneer speelde het, is er al een brief geweest, en om wie gaat het. Pas daarna weet je of de zaak bij je past. Een zelfstandig jurist liet dat deel overnemen door een AI-chatbot die de intake afneemt op de website. Hieronder wat die precies doet en waarom juist de intake zich hiervoor leent.
Waarom de intake van een advocatenkantoor zich hiervoor leent
In een advocatenkantoor is declarabele tijd het product. Elk uur dat naar uitvragen gaat, gaat niet naar de zaak zelf. En het vervelende is: die eerste tien minuten zijn bijna altijd hetzelfde, terwijl ze wel moeten gebeuren. Zonder die informatie kun je niet beoordelen of een zaak kansrijk is, in jouw rechtsgebied valt, of überhaupt de moeite waard is.
Daar komt bij dat mensen met een juridisch probleem zelden op kantooruren bellen. Ze zoeken 's avonds, nadat ze de brief van de wederpartij nog eens hebben gelezen. Staat er dan alleen een contactformulier, dan is de kans groot dat ze verder klikken naar het volgende kantoor.
Wat een AI-chatbot bij een advocatenkantoor overneemt
- De intake volledig afnemen, in een gesprek in plaats van een formulier.
- Per rechtsgebied gericht doorvragen, want een arbeidszaak vraagt om andere informatie dan een huurgeschil.
- De contactgegevens verzamelen op het moment dat iemand duidelijk verder wil.
- Het gesprek afsluiten met een samenvatting en de boekingslink voor een afspraak.
- Na elke afgeronde intake automatisch een e-mail sturen met de gegevens en de samenvatting.
Doorvragen per rechtsgebied: arbeidsrecht, familierecht, huurrecht
Dit is het verschil tussen een chatbot en een intake. Een algemene assistent vraagt naar naam en e-mail. Een intake weet dat bij ontslag de datum van de brief telt, en bij een huurgeschil de vraag of er al een gebrek is gemeld. Die vragen zitten per rechtsgebied in de assistent, zodat je niet alsnog een belronde hoeft te doen om te weten waar je aan toe bent.
| Rechtsgebied | Waar de assistent op doorvraagt |
|---|---|
| Arbeidsrecht | Aard van het dienstverband, wat er is aangezegd, datum van de brief, of er al is getekend |
| Familierecht | Of er minderjarige kinderen zijn, of er al een advocaat betrokken is, wat de aanleiding is |
| Huurrecht | Huur of verhuur, wat er precies speelt, of het gebrek al schriftelijk is gemeld |
| Incasso | Bedrag, hoe lang het openstaat, of er al is aangemaand en of dat schriftelijk is |
De samenvatting is het echte product
Wat deze opzet waardevol maakt is niet de chat, maar wat er daarna in je mailbox ligt. Geen los telefoonnummer met de mededeling dat er is gebeld, maar een samenvatting waarin staat waar het over gaat, wat er is gebeurd, welke termijn er speelt en hoe je diegene bereikt.
Daardoor kun je in dertig seconden beslissen of je de zaak aanneemt, doorverwijst of afwijst. En als je terugbelt, begin je niet bij nul. Dat scheelt niet alleen tijd, het scheelt de cliënt ook het gevoel dat hij zijn verhaal twee keer moet doen.
Vraag de contactgegevens niet te vroeg
Een formulier vooraf schrikt af, zeker bij een gevoelig onderwerp. Laat de assistent eerst helpen en pas om gegevens vragen op het moment dat iemand aangeeft verder te willen. Je krijgt minder aanvragen die niets voorstellen en meer die je meteen kunt oppakken.
Meertalig, als je cliënten dat zijn
Bij een praktijk met veel anderstalige cliënten is de eerste drempel vaak de taal, niet het recht. In dit geval opent de assistent in drie talen na elkaar, zodat iemand meteen ziet dat hij in zijn eigen taal terechtkan. Het gesprek loopt daarna verder in de taal die de bezoeker kiest, en de samenvatting die jij ontvangt staat gewoon in het Nederlands.
Wat het uitdrukkelijk niet doet
De assistent geeft geen juridisch advies en doet geen uitspraak over de kansen van een zaak. Dat is een bewuste grens, en het is ook de grens waar juristen als eerste naar vragen. Hij verzamelt informatie en zet de afspraak klaar. De beoordeling blijft bij jou, want dat is precies waar mensen voor betalen.
Wat je nodig hebt om dit op te zetten
- Je rechtsgebieden, met per gebied de vragen die je nu zelf stelt
- De grens: wat de assistent wel en niet mag zeggen
- Een boekingslink of agenda waar de afspraak in landt
- Het e-mailadres waar de samenvattingen naartoe moeten
- De talen waarin je cliënten je benaderen
Veelgestelde vragen
- Geeft de assistent juridisch advies?
- Nee. Hij neemt de intake af en verzamelt informatie. Over de inhoud van een zaak doet hij geen uitspraken, en hij schat geen slagingskansen in. Die grens leg je zelf vast bij het inrichten.
- Wat gebeurt er met gevoelige informatie?
- Het gesprek en de samenvatting komen bij jou terecht, niet ergens anders. Chatwize draait op Europese servers. Vraag de assistent bewust niet naar meer dan je nodig hebt voor een eerste beoordeling.
- Hoe lang duurt het inrichten?
- Het meeste werk zit niet in de techniek maar in het opschrijven van de vragen die je nu al stelt. Heb je die per rechtsgebied op een rij, dan staat de intake er doorgaans binnen een dag.
- En als iemand liever een mens spreekt?
- Dan draagt de assistent het gesprek over, of hij zet direct een afspraak klaar via je boekingslink. Het gesprek tot dat moment gaat mee, dus de cliënt hoeft niets opnieuw uit te leggen.
Klaar om dit voor je eigen team te realiseren?
Boek een korte demo en we laten zien hoe Chatwize past op jouw klantvragen, kanalen en processen.